Spürst du ihn auch? Den Motivations-, Konzentrations- und Produktivitätsschub! Gefühlt gibt es mehrmals im Jahr diesen Schwung. Ganz klassisch zum Jahresbeginn mit den guten Vorsätzen. Dann nochmal im Frühjahr, wenn nach der ersten Euphorie die Flaute überwunden ist. Und jetzt, im Oktober, wenn dir klar wird, dass es nur noch wenige Wochen bis zum Jahresende sind. Jetzt gilt es, sich wieder neu auf die Ziele zu konzentrieren. Klarheit in der Zielsetzung zu schaffen. Und dann … Action! Hilfreich sind dabei bewährte Tipps für Zeitmanagement und Produktivität.
Beginne mit Selbsterkenntnis
Wir wollen Ziele erreichen. Und dabei gilt es, Prioritäten zu setzen, die richtigen Schritte zu gehen und vor allem unsere Zeit besser zu verwalten. Bevor wir anfangen, unser Zeitmanagement zu verbessern, müssen wir erst unsere Ausgangssituation kennen.
Untersuchungen zeigen, dass weniger als 2 % der Menschen ihre eigenen Zeitmanagementfähigkeiten richtig einschätzen.
Deshalb ist der erste Schritt, die Selbsterkenntnis und die Selbstbeobachtung in Bezug auf die Zeitverwendung. Führe eine Woche lang eine Liste, wie deine Tage aussehen, welche Aufgaben du erledigst und wie du dich dabei fühlst. Ändere nichts während dieser Woche, sondern konzentriere dich darauf, nur deine Daten aufzuschreiben.
Nach der Woche analysiere deine Liste.
Was ist gut, was empfindest du als weniger gut. Schaffst du, was du dir vorgenommen hast? Ist es zu viel? Wirst du zu häufig gestört? Oder lenkst dich vielleicht viel zu sehr selbst ab?
Frage dich, wie du optimieren kannst.
Überlege, wie deine ideale Woche aussehen kann. Dann plane die kommende Woche. Prüfe, ob deine Planung mit deiner idealen Woche übereinstimmt.
Was kannst du noch verändern, damit du bessere Ergebnisse bekommst?
Wenn du dein Zeitmanagement verbessern möchtest, profitierst du davon, eine Ausgangsbasis für dein derzeitiges Verhalten zu schaffen. Auf dieser Grundlage kannst du Verbesserungen messen und Prioritäten für die Entwicklung deiner Fähigkeiten setzen.
5 Tipps zur Entwicklung eines besseren Zeitmanagement
Hier findest du fünf Tipps und Taktiken, mit denen Sie ein besseres Verständnis für dein Zeitmanagement entwickeln kannst:
- Erfasse, wie du deine Zeit verwendest. Nutze objektive Bewertungsinstrumente und bitte andere um Feedback. Prüfe nach Abschluss einer Aufgabe oder eines Projekts, wie lange du erwartet hast, dass es dauern würde, und wie lange es tatsächlich gedauert hat.
- Finde heraus, wann du am Leistungsfähigsten bist. Manche Menschen arbeiten morgens sehr gut, andere erst am späten Nachmittag. Unterteile dazu deinen typischen Tag in vier Abschnitte, z.B. in Abschnitte von 2 Stunden. Ordne im Laufe der nächsten Woche deine Produktivität für jedes Segment von der höchsten zur niedrigsten. Dein produktivstes Zeitsegment ist deine Spitzenleistungszeit.
- Schätze deinen Zeitaufwand realistisch ein. Wenn du ein Projekt oder eine Aufgabe planst, frage eine neutrale Person, ob deine Zeitprognose realistisch ist. Die meisten von uns müssen 20 bis 30 % zu ihren ursprünglichen Zeitschätzungen hinzufügen.
- Erstelle ein Zeitbudget, aus dem hervorgeht, wie du deine Stunden in einer typischen Woche verbringen willst. Berücksichtige dabei sowohl deine To-Do-Liste (dein „Muss“) als auch die Dinge, die du gerne erledigen willst (deine „Möchte“- oder JA-Liste). Plane auch genügend Pausen ein.
- Prüfe die Notwendigkeit einer Aufgabe. Wenn du das Gefühl hast, dass du zu viel Zeit für eine Tätigkeit aufwendest, ohne wirklich weiterzukommen, tritt einen Schritt zurück und frage dich: Wie wertvoll ist das Ergebnis? Wer wird davon profitieren, wenn ich die Aufgabe erledige oder nicht? Entscheide dann, ob du die Tätigkeit fortsetzt, delegierst oder zu einem späteren Zeitpunkt abschließen willst.
5 Tipps zur Verbesserung deiner Produktivität
Nachdem du weißt, die du deine Zeit nutzt, kann du jetzt deine Zeitpläne, Aufgaben, Ziele und Pläne so gestalten, dass du deine Zeit produktiv nutzt. Hier sind ein paar Tipps dazu:
- Plane alles ein. Wenn du deine Aufgaben, Besprechungen und To-Do-Listen planst, integriere auch Routine- und wiederkehrende Ereignisse und Aktivitäten sowie Pausen.
- Nutze die Eisenhower-Matrix. Unterscheide zwischen dringenden Aufgaben, die sofortiges Handeln erfordern, und wichtigen Aufgaben, die langfristige Folgen haben. Aktivitäten oder Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, sollten zuerst erledigt werden. Arbeite nicht nur die dringenden Aufgaben ab, sondern plane auch wirklich die wichtigen Aufgaben ein.
- Verwende eine Kalender-App. Apps, die Aufgaben und Termine automatisch aufzeichnen und farblich kennzeichnen, helfen dir, deine Zeit besser zu strukturieren und zu planen.
- Nutze Fokus-Zeiten. Vereinbare dazu Kalendertermine mit dir selbst, um ungestörte Zeit für wichtige Projekte und strategische Planungen zu haben oder Unerledigtes nachzuholen.
- Vereinfache. Wenn dir ein Ziel zu groß oder zu anspruchsvoll erscheint, setze dir eine weniger schwierige oder anspruchsvolle Version des Ziels, die dich dennoch in die richtige Richtung bringt. Und dann brich die Aufgaben in kleine Schritte, die du dann leicht umsetzen kannst.
Fazit
Ein gutes Zeitmanagement ist ein wichtiger Baustein um deinen Stress zu reduzieren. Es kann eine knifflige und hartnäckige Herausforderung. Es ist wirklich schwierig, langjährige negative Gewohnheiten wie Aufschieben, Überplanung und Ablenkung abzulegen.
Die gute Nachricht ist, dass es möglich ist, den Umgang mit unserer Zeit, unseren Prioritäten und unserer Energie zu ändern.Wie verbesserst du dein Zeitmanagement?
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