Ellenlange To-Do-Listen, 5 Projekte gleichzeitig, wie ein Jongleur alles am Laufen halten und dennoch abends das Gefühl, nichts geschafft zu haben und total gestresst zu sein. Du bist nicht alleine damit. Doch wo geht die Zeit hin? Warum fühlen wir uns nicht produktiv? Untersuchungen haben herausgefunden, dass wir 40 % unserer Produktivität verlieren, wenn wir schnell zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln. Wir gewinnen also definitiv durch Fokus.
Hilft die Superpower Multitasking?
Es heißt so schön „Frauen können vieles gleichzeitig“. Und ja, das stimmt auch. Jahrelang fand ich es toll, vieles gleichzeitig zu machen. Den Preis dafür wollte oder konnte ich nicht sehen: energieraubenden Stress!
Unter Multitasking versteht man die Ausführung zweier oder mehrerer Aufgaben zur selben Zeit (oder abwechselnd in kurzen Zeitabschnitten). Die Aufgaben sind voneinander unabhängig und das Ziel einer Aufgabe ist nicht von den Resultaten der anderen Aufgabe abhängig. So wird beispielsweise eine E-Mail verfasst und gleichzeitig einem Bericht zugehört. (Wikipedia)
Gleichzeitig wissen wir heute, dass dies gar nicht möglich ist. Denn das Gehirn kann sich immer nur auf eine Sache konzentrieren. Wie ein Computer wechselt es lediglich in Windeseile zwischen den Aufgaben hin und her.
Professor Iring Koch, Psychologe und Multitasking-Experte der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule Aachen, erklärt: „Viele Menschen glauben zwar, dass sie manches gleichzeitig erledigen und Multitasking betreiben können. Tatsächlich wechseln sie aber in Bruchteilen von Sekunden von einer Aufgabe zur anderen. Und jedes Mal müssen sie ihre Aufmerksamkeit auf die neue Aufgabe ausrichten und entscheiden, was zu tun ist.“
Sicherlich ist unsere Welt heute schneller und noch hektischer als vor 10 Jahren. Allerdings macht Multitasking dich nicht produktiver – nur gestresster. Irgendwas bleibt bei diesem schnellen Hin und Her immer auf der Strecke. Und die Zeit, alles zu überprüfen ist dann oft doppelt so lange.
Für mich funktioniert Multitasking nur noch dann, wenn ich mich auf die Aufgaben nicht konzentrieren muss. Beim Bügeln einen seichten Film anschauen oder einen Podcast hören beim Fensterputzen, das funktioniert wunderbar.
Sobald es sich jedoch um Aufgaben handelt, die mehr Aufmerksamkeit benötigen, setze ich auf Fokus.
Geheimwaffe Fokus
Wir erhalten eindeutig bessere Ergebnisse, wenn wir uns nur auf eine Aufgabe konzentrieren. Um dieses Konzept zu vertiefen und noch bessere Resultate zu erzielen, habe ich die Fokus-Zeiten für mich entdeckt. Oftmals hört man hier auch das Stichwort „Deep Work“. Gemeint ist damit ein tiefes Eintauchen in die Arbeit, volle Konzentration.
Cal Newport, der Autor des Buches Deep Work, unterscheidet zwei Arten von Aufgaben:
Deep Work
Das sind anspruchsvolle Aufgaben, auf die wir uns ohne Ablenkungen konzentrieren. Diese Tätigkeiten lassen sich nicht einfach nebenbei erledigen. Denn mit diesen Aufgaben schaffen wir Mehrwert.
Shallow Work
Dies sind Aufgaben, die wenig herausfordernd sind und sich nebenbei ausführen lassen. Routineaufgaben, die keine besondere Konzentration benötigen. Tätigkeiten, die eigentlich jeder machen kann.
Mir ist durchaus bewusst, dass nur in den wenigsten Jobs ein ständiges Arbeiten im Deep-Work-Modus möglich ist. In meinem beruflichen Alltag gibt es sehr viele Herausforderungen mit den unterschiedlichsten Aufgaben. Dennoch ist es wichtig, Zeiten für Fokusarbeit einzuplanen, um nicht im Sumpf der dringlichen To-Do’s unterzugehen.
Hier findest du meine besten Tipps zur Umsetzung von Fokus:
- Zeiten einplanen für konzentrierte Arbeitsblöcke
- Ein ablenkungsfreies Umfeld schaffen
- Mit einem Timer arbeiten
- Arbeite nur an einer Aufgabe
- Übe regelmäßig, in den Deep-Work-Modus zu kommen
1. Zeiten einplanen für Fokus und konzentrierte Arbeitsblöcke
Richte dir möglichst täglich mindestens einen Zeitblock für deine Fokus-Arbeit ein.
Am besten planst du dafür 1 Stunde Zeit.
Ich finde es sehr hilfreich, mir gleich morgens eine Fokus-Stunde einzurichten.
Wenn ich das nicht schaffe, dann plane ich sie gerne für den Nachmittag, z.B. um 15 Uhr ein.
Achte auch gerne darauf, wann deine Tageszeiten sind, an denen du dich am besten konzentrieren kannst.
2. Ein ablenkungsfreies Umfeld schaffen
Sorge dafür, dass du während deiner Fokus-Zeiten nicht gestört wirst, egal was passiert. Schalte das Telefon aus. Hänge ein „Nicht Stören“-Schild an deine Bürotüre. Wenn du mit mehreren Personen ein Büro teilst, setze lärmdämpfende Kopfhörer auf.
Schließe alle nicht benötigten Programme auf deinem Bildschirm. Stelle dein Smartphone auf Flugmodus und lege es in eine Schublade.
Ablenkungen kommen jedoch nicht nur aus dem Außen. Oftmals ist es unser Ego, das sich ablenken will. Plötzlich fallen dir 1000 Dinge ein, die noch wichtig sind. Schreibe dir die Dinge auf, fange jedoch nichts anderes an.
3. Mit einem Timer arbeiten
Stelle dir einen Wecker auf 50 Minuten.
Nach dieser Zeit machst du 10 Minuten Pause, bevor du mit etwas Neuem beginnst.
Zusatz-Tipp:
Nutze die Pomodoro-Technik täglich.
Arbeite 25 Minuten und mache anschließend 5 Minuten Pause.
Für Fokus-Zeiten verdopple ich es auf 50 Minuten Arbeit und 10 Minuten Pause.
Mehr über die Pomodoro-Technik findest du in diesem Artikel.
4. Arbeite nur an einer Aufgabe
1 Stunde Fokus-Zeit = 1 Aufgabe. Reserviere diese Zeit ganz speziell für eine einzige Aufgabe. Arbeite nur an dieser einen Aufgabe bis diese erledigt ist oder die gesetzte Zeit um ist. Je konzentrierter du arbeitest, umso schneller oder kreativer bist du. Du wirst erstaunt sein, wie viel du in einer Stunde schaffen kannst.
5. Übe regelmäßig, in den Deep-Work-Modus zu kommen
Übung macht den Meister. Oftmals sind wir es nicht gewohnt, ungestört und konzentriert zu arbeiten. Deshalb ist es wichtig, sich regelmäßig die Zeit zum Üben zu nehmen. Mit jedem Mal wirst du leichter und schneller in den Fokus-Modus kommen. Mit der Zeit nehmen auch die inneren Ablenkungen ab. Denn du lernst, dass nach deiner Fokus-Stunde noch genug Zeit ist für anderes.
Gönne dir anschließend 5-15 Minuten Pause. Lass frische Luft in den Raum, atme mehrmals tief durch.
Umsetzung: Das Post-It-Fokus-Spiel
Spielend arbeiten bringt Freude. Und mit Freude arbeiten wir spielend leicht. Setze diese neue Methode einfach mit einem Spiel um. Dieses Spiel habe ich kennengelernt bei Emir Bentley von LifehackMethod.
Das Post-It-Fokus-Spiel funktioniert folgendermaßen:
Vorbereitung:
Lege dir einen Stapel mit Haftnotizen bereit.
- Öffne deinen Kalender. Lege fest, wie viele Fokus-Blöcke zu 60 Minuten du an diesem Tag unterbringen kannst. Für je 60 Minuten benötigst du einen Post-It-Zettel.
- Schreibe die Aufgaben des Tages auf jeden Zettel und ordne sie nach ihrer Priorität an. Zum Beispiel steht die Einladungsbestätigung für den Geburtstag eines Freundes auf deiner To-Do-Liste, hat aber wahrscheinlich nicht die höchste Priorität. Denke an deine wichtigen Aufgaben. Zerlege große Aufgaben in kleinere Schritte.
- Stelle einen Timer ein, um das erste „Spiel“ zu beginnen. Das Ziel ist es, 50 Minuten lang ununterbrochen an einem der Post-Its/Aufgaben zu arbeiten.
Schließe deine E-Mails, stelle dein Telefon um, schließe deine Bürotür – tu, was immer nötig ist, um alle Ablenkungen zu beseitigen. Erlaube deinem Gehirn, sich zu konzentrieren. - Wenn der Wecker klingelt, ist die Sitzung vorbei. Es spielt keine Rolle, ob du die Aufgabe erledigt hast. Du hast deinem Gehirn erlaubt, schneller als normal zu arbeiten.
- Wie fühlst du dich jetzt? Wie weit bist du gekommen?
- Nutze die nächsten 10 Minuten, um dich selbst zu belohnen. Lass frische Luft in den Raum, bewege dich, trinke Wasser oder gönne dir einen (gesunden) Snack. Belohne dich. Es spielt keine Rolle, was die Belohnung ist. Die Belohnung sagt deinem Gehirn, dass der Produktivitätsblock auf jeden Fall eine gute Sache war. Dies beeinflusst die neurologischen Bahnen, um eine gesunde Gewohnheit zu schaffen.
- Wiederhole dieses Spiel. Wenn du mit der Pause fertig bist, starte den Timer erneut.
Tipps:
Beginne mit einer Einheit pro Tag und steigere dich auf bis zu vier Einheiten.
Schreibe dir deine wichtigen Aufgaben gleich auf Haftnotizen. Damit bist du gut vorbereitet und kannst sie während deiner Fokus-Zeiten abarbeiten.
Probiere das Spiel aus. Es macht wirklich Spaß, die Arbeitszeit spielerischer zu sehen. Du kommst in den Flow und schaffst einfach mehr. Ganz nebenbei reduzierst du mit konzentrierter Arbeit deinen Stress.
Lass mich wissen, wie es für dich funktioniert. 😀
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